Miten osaisin valita parhaan ratkaisun?

Parasta julkaisujärjestelmää ei ole, on ainoastaan sopivin. Kun organisaatio valitsee itselleen sopivaa sisällönhallintaratkaisua, on vaihtoehtoina itsenäinen kehitystyö, valmis tuotteistettu julkaisujärjestelmä tai ulkoisesti tuotettu organisaatiolla räätälöity järjestelmä. Näistä yleensä ensimmäiseen ei ole resursseja ja viimeisen kustannukset ovat korkeita ja lopputulos ennen projektia vain arvailua. Paras vaihtoehto on hankkia mielellään pitkän historian omaava tuotteistettu julkaisujärjestelmä.

Mistä meidän organisaatiolle paras julkaisujärjestelmä? Tärkeintä on tietää, mitä halutaan! Selvitä mitä ominaisuuksia verkkopalvelussanne pitäisi ainakin olla, mitä optiona ja mitä siellä haluttaisiin olevan jos aikaa ja rahaa olisi rajattomasti. Mieti myös yleisiä ominaisuuksia, kuten helppokäyttöisyys, hajautettu päivitys, verkkosivujen käytännöllisyys ja skaalautuva kokonaisuus. Varmista, että selvityksen tekevällä henkilöllä on kokemusta tietotekniikasta jonkin verran. Kerää työryhmä, ota mukaan kaikki osastot ja mieti tarpeet koko organisaation kannalta.

Kartoita omat tarpeesi mahdollisimman tarkasti ja tutustu olemassa olevien ratkaisujen ominaisuuksiin. Mikäli toimittajayrityksellä ei ole riittävästi tietoa julkaisujärjestelmästään nettisivuillaan, kannattaa miettiä uudestaan kannattako toimittaja ottaa tarjouskilpailuun mukaan. Järjestelmästään ylpeät toimittajat kertovat siitä mielellään. Kilpailuta toimittajat, tutustu ratkaisuihin ja pyydä edustajat käymään. Valmistele kysymyksiä ja keksi erilaisia ongelmia ja pyydä niihin käytännön ratkaisuja. Liikaa tietoa ei voi saada. Verkkopalvelun uudistaminen, verkkosivujen ostaminen, nettisivujen fixaus, miten ikinä haluatkaan sitä kutsua, lopputuloksena täytyy olla tarpeet tyydyttävä kokonaisuus. Nyt ja tulevaisuudessa.

Valitse muutama toimittaja ja pyydä saada mahdollisuus tutustua demoon. Testaaminen antaa kuvan käytännössä sisällönhallintajärjestelmästä ja auttaa ymmärtämään paremmin järjestelmän sopivuutta omiin tarpeisiin. Ajattele maalaisjärjellä ja varmista, että toimittaja tekee samoin.