Etäkokouksia ja etätyöpajoja: miten saat niistä eniten irti?

Työkalut kuntoon

Helppokäyttöinen ja toimiva viestintäohjelma takaa onnistuneen etäyhteyden. Hyvä ohjelma tekee keskustelusta ja ajatusten vaihtamisesta luontevaa. Samalla kokoontumisen vetäjä voi jakaa työpöytänsä tai muuta olennaista sisältöä ja näin pitää osallistujat kartalla käsiteltävästä asiasta.

Poutapilvellä me käytämme Google Meetiä. Se toimii mukavasti suoraan selaimessa eikä vaadi ylimääräisten sovellusten asentamista. Meet toimii parhaiten Chrome-selaimella, ja se kannattaakin pyrkiä asentamaan osallistujien koneille jo ennen tilaisuuden alkua.

Jotta yhteistyö olisi sujuvaa, otamme tarvittaessa myös käyttöön asiakkaidemme ehdottamia tai heillä jo käytössä olevia sovelluksia. Toiset ohjelmat sopivat erinomaisesti työpajatyöskentelyyn. Joistain on hyviä kokemuksia, kun taas toiset eivät tahdo toimia laajemmalla porukalla oikein mitenkään. Testaamalla ohjelmat etukäteen pääsee ongelmista selvyyteen.

“Kuuluuks mitään?”

Ennen jokaista etätyöpajaa sovimme asiakkaamme kanssa ajankohdan tekniikan testaamiselle. Tuolloin varmistetaan, että kaikki toimii. Kokoukseen varattu aika on mielekästä käyttää käsillä olevaan asiaan eikä sovellusten, mikrofonien ja kaiuttimien toimivuuden ihmettelemiseen. Näin varsinaista asiaa voidaan käsitellä täydellä teholla!

Teknisiä haasteita voi toki tulla eteen testauksesta huolimatta, ja silloin ei auta muu kuin improvisoida. Useimmat etäkokoontumiset saadaan kuitenkin vietyä läpi ilman sen suurempia ongelmia.

Jaetulla työpöydällä lisää tehoa

Koulutukset, kokoukset ja esittelyt voidaan yleensä viedä läpi perinteisesti työpöytää jakamalla. Työpajat vaativat kuitenkin usein monipuolisempia tapoja osallistua.

Meillä on työpajoissamme käytössä Miro. Kyseessä on jaettu työskentely-ympäristö, joka vastaa periaatteessa virtuaalista valkotaulua. Siihen voidaan lisätä tekstiä, piirroksia, post-it-lappuja tai vaikkapa ajatuskarttoja. Voit tutustua Miron ominaisuuksiin esimerkkityötilassamme!

Miro toimii niin, että tilaisuuden vetäjä antaa osallistujille linkin, josta valkotaulun saa näkyviin. Kaikki toimii Google Meetin tapaan suoraan selaimessa.

Tällaisessa työpajassa osallistujien pitää välillä siirtyä selainikkunasta tai välilehdeltä toiselle. Esimerkiksi kokouksen tai työpajan vetäjä saattaa jakaa ohjeet esitysdioina Google Meetissä, josta pitää vaihtaa Miron puolelle tekemään tehtävää. Meillä tilaisuuden vetäjä ohjeistaa osallistujia selkeästi aina, kun huomio kiinnittyy asiasta toiseen.

Huomio osallistujat: tyhmiä kysymyksiä ei ole!

Sanotaan, että 80% ihmisten välisestä kommunikoinnista on sanatonta. Etätilaisuuksissa kannattaa siis rohkeasti kysyä, jos tuntuu siltä, ettei ole samalla sivulla muiden kanssa. Muun muassa näitä kannattaa kokeilla:

• Mitä te nyt siis katsotte?
• Kuka äskeisen asian sanoi?
• Voinko kysyä vielä siitä edellisestä näkymästä?
  

Vinkkejä onnistuneen etäkokoontumisen vetäjälle

• Rajaa osallistujamäärä. Pienemmässä porukassa on helpompi antaa puheenvuoro sitä tarvitsevalle. Yhteys ei kuormitu liikaa, joten ääni ja kuva toimivat paremmin. Myös mahdollisten teknisten ongelmien määrä laskee, kun osallistujia on vähemmän.

• Kaikilla osallistujilla ei välttämättä ole etätyöpisteellään – esimerkiksi kotonaan – laajakaistayhteyttä, jossa on riittävän korkea kapasiteetti. Siksi kamerat kannattaa laittaa pois päältä, jos niitä ei tarvita tai yhteyksissä ilmenee ongelmia. Monesti riittää, että tilaisuuden vetäjä jakaa omaa ruutuaan.

• Asian seuraaminen saattaa vaatia etänä vähän enemmän keskittymistä. Pidä taukoja, ja jos aikataulu sallii, jaa asia useampaan kokoukseen. Puhu mahdollisimman selkeästi ja rauhallisesti, jotta kaikki pysyvät mukana. Kun siirryt uuteen paikkaan, esimerkiksi näytät osallistujille uutta sivua selaimessa, tee se rauhallisesti. Tämä kannattaa myös muistaa, kun vaikkapa skrollaat sivua. Varmista sopivissa väleissä, ovatko kaikki vielä mukana.

• Jos on tarpeen ottaa mukaan isompi joukko osallistujia, on hyvä sopia puheenvuorojen jakamisesta etukäteen. Monissa viestintäsovelluksissa on käytössä chat-viestin, jossa voi esimerkiksi pyytää puheenvuoroa tai esittää suoraan kysymyksiä. Voit myös pyytää osallistujilta kommentteja selkeissä siirtymissä, esimerkiksi kun vaihdat diasta seuraavaan esityksessäsi.

Rohkeasti siis kokeilemaan, ja tervetuloa etäkokouksiin meidän kanssamme!