Intranet – ilmoitustaulusta innovaatioalustaksi

2.3.2016

Isoimmissa organisaatioissa intranet on jo yleisesti käytössä, mutta sellainen tulisi löytyä kaikilta menestysnälkäisiltä yrityksiltä kokoon katsomatta.

Mikä on intranet?

Tämä saattaa olla hyvin itsestään selvältä vaikuttava kysymys, mutta olen saanut tähän niin monta erilaista esimerkkiä ja vastausta, joten vastausta täytyy hieman hakea. Osa kutsuu koneen työpöydältä löytyvää D-aseman kansiota intranetiksi. Sieltähän ne tärkeät asiat löytyvät (jos sattuu löytämään.)

Osalla se on jonkinlainen osto- ja myyntipalstaa muistuttava sisäinen nettisivu ja toisilla hieman ilmoitustaulumainen, mutta yhtä kaikki kovin yksisuuntainen tiedotuskanava. Suurimmalla osalla intranet on dokumenttipankin ja ilmoitustaulun yhdistelmä. Yllättävän usein intranet on kyllä olemassa, mutta kovin vajaassa ja tehottomassa käytössä. Poikkeuksiakin toki on, onneksi.

Perinteisen määritelmän mukaan intranet on organisaation sisäiseen käyttöön tarkoitettu verkkopalvelu, jota käytetään sisäisenä viestintä-, kommunikaatio- ja työvälineenä. Intranetin pääasiallisena tarkoituksena on parantaa tiedon keräämistä, tallentamista ja jakamista.

Microsoft kiteytti intranetin tarpeen vapaasti suomennettuna kutakuinkin näin: jotta yritys voi menestyä, koko henkilöstön on ymmärrettävä yrityksen tavoitteet. Niitä ei voi jättää vain johtoportaan palaverikeskusteluihin. Kaikkien on voitava osallistua yhteisten tavoitteiden saavuttamiseen.

Sosiaalinen intranet

Organisaatioiden intranetit ovat hitaasti mutta varmasti siirtymässä sosiaalisempaan suuntaan. Suuri osa intraneteistä on kuitenkin tällä hetkellä sellaisia, joissa ylläpitäjät tuottavat sisältöä. Eli tietyt henkilöt pitävät huolta, että merkittävä osa oleellisesta tiedosta olisi syötetty osastoittain jaoteltuun hierarkisen rakenteen oikeisiin kohtiin. Tätä informaatiota henkilökunta sitten lukee tarvittaessa. Edistyneemmissä tapauksissa sisältöä voi myös kommentoida.

Kun Microsoft osti sosiaalisen intranetin ratkaisun Yammerin kesällä 2012 alettiin viimeistään puhua sosiaalisen intranetin vyörystä. Microsoftin SharePoint on pitkään ollut vaihtoehto intranetin tekniseksi alustaksi, mutta Yammerin yhdistäminen siihen pakettiin teki yhdistelmästä hieman erilaisen. Sosiaalinen media ei liity enää työajan ulkopuolelle vaan nyt työpaikalla voikin olla käytössä ihan oma sosiaalinen media.

Sosiaalinen intranet mahdollistaa kaikkien osallistumisen sisällöntuotantoon, kommunikointiin ja tietopääoman jakamiseen. Se perustuu ’kaikki voi luoda ja muokata’ –ajatteluun, tiedon asiasanoittamiseen ja liittämiseen toisiinsa, blogeihin ja artikkeleihin, keskusteluihin, nosteisiin jne. Sosiaalinen intranet muuttaa siis megafonin puhelimeksi, kuuntelijasta keskustelijaksi.

Käyttäjät eivät ole enää vain lukijoita, vaan myös sisällöntuottajia. Henkilöstö osallistuu enemmän, osaaminen kohtaa tarpeen, työtehtävien suorittamista tuetaan, tieto liikkuu tehokkaasti, sisäinen verkostoituminen on helppoa, avoimuus lisääntyy ja samoin sitoutuminen, palaverien tarve vähentyy, kommunikaatio lisääntyy ja työhyvinvointi paranee. Vain muutamia etuja mainitakseni.

Jos organisaatiolla on intranet, on syytä pohtia miksei se olisi vuorovaikutteinen? Kaikissa organisaatioissa kaikki eivät voi eivätkä halua viestiä, eikä viestijäksi muuttuminen luonnollisesti tapahdu automaattisesti. Fakta kuitenkin on, että työntekijät kommunikoivat ja ovat sosiaalisessa kanssakäymisessä keskenään. Joten miksi tämä ei tapahtuisi siellä, missä se voisi olla hyödyksi yritykselle ja työntekijöille itselleen?

Monta tarvetta, monta tapaa

Millainen intranet sitten voisi tai pitäisi olla? Esimerkiksi meillä Poutapilvessä on tietysti myös intranet. Ja laaja onkin. Se sisältää hurjan määrän informaatiota koodauskäytännöistä kopiokonevärien tilausohjeeseen, syntymäpäivämuistutuksista uusiin julkaisuihin, hinnastosta huvitoimikuntaan ja keskinäisen kehumisen kerhosta alan tapahtumakalenteriin. Sivuja on kymmenittäin jos ei satoja. Se on kaiken oleellisen tiedon arkisto ja jos jollain on kysyttävää, kannattaa aloittaa ensin intrasta.

Omassa intranetissämme voi kommentoida suurinta osaa sisältöä ja keskustella halutuista aiheista. Mutta meillä intranet ei kuitenkaan toimi pääasiallisena kommunikaatiokanavana vaan siihen on täysin erillinen työkalu. Tämä ajatus voi vaikuttaa erikoiselta, mutta nämä kaksi työkalua toimivat käytännössä täydellisessä symbioosissa ja selkeinä kokonaisuuksina myös käyttäjän kannalta.

Slack on paras keksintö sitten siivutetun leivän ja se on jokaisella meillä auki jossain selainikkunassa. Slack on lyhyesti kuvattuna chat, jossa voidaan keskustella tietyllä kanavalla, tietyissä ryhmissä tai tietyn henkilön kanssa. Kanavia on paljon ja ne vaihtelevat projektikeskusteluista vähemmän asiallisiin. Esimerkiksi kanava nimeltä #random tarjoaisi jollekin sosiaalista käyttäytymistä tutkivalle taholle paljon materiaalia.

Käytännössä Slack on korvannut meillä sisäisen sähköpostin kutakuinkin täysin ja lisännyt työntekijöiden välistä kommunikaatiota eksponetiaalisesti. Se kerryttää satoja viestejä päivässä, joista suuri osa on ihan työasioita ja loput sellaisia, mitä kahvihuoneissa saatetaan keskustella yleisesti.

Karkeasti ajateltuna intranet on tietopääoman tallentamista varten ja Slack on reaaliaikaista kommunikaatiota varten. Slack on ollut meillä koko organisaation dynamiikkaa muovaava työkalu. Tämä yhdistelmä toimii meillä loistavasti, mutta intranetin osalta on tärkeää ymmärtää, että kaikki ratkaisut ei sovellu kaikkiin organisaatioihin.

Intranet – investointi vai kulu?

Monet organisaatiot ovat ymmärtäneet jo panostaa budjettia ja resursseja julkisiin verkkosivuihin ja hyvä niin. Panostus on helposti perusteltuakin, selkeät tavoitteet ovat esimerkiksi liidien hankinnassa ja lisämyynnissä. Investointi on perusteltu.

Jotta yritys voi menestyä, koko henkilöstön on ymmärrettävä yrityksen tavoitteet

Mutta sisäiseen viestintään ja kommunikointiin ei ymmärretä panostaa ja sitä pidetään pahimmillaan pakollisena kuluna. Syitä on monia ja selityksiä. Mutta tyypillisesti, kun esitän muutaman kysymyksen, jotka johtokin ymmärtää, saadaan keskustelu edes auki.

  • Miten teillä ohjataan organisaatiota tekemään asiat oikein?
  • Tai mikä on strategianne toteuttamisen tärkein työväline ja miten tavoitteista viestitään?
  • Entä kuinka paljon resursseja (eli aikaa ja rahaa) vie uuden työntekijän perehdytys tai mistä tietää keneltä voisi löytyä osaamista asiaan x?

Ja jos kymmenen vastaavan kysymyksen jälkeen on vastauksina kuulunut liian epämääräistä pohdintaa, olisi syytä ravistella ajatusmaailmaa. Toimiva ja oikein tehty intranet voi parhaimmillaan olla yksi järkevimmistä investoinneista koskaan, myös liiketaloudellisesti. Muista eduista puhumattakaan.

Intranetin kehittämisessä kannattaa muistaa:

  • miettiä tarkkaan, mitä tavoitteita intranetilla on, mitä sillä halutaan saada aikaiseksi ja miksi sekä myös mihin sitä EI ole tarkoitus käyttää
  • että intranet ei ole valmispaketti vaan se tehdään aina organisaation lähtökohdista asiakaskohtaisesti
  • uskaltaa rakentaa intranet avoimuuden ja tiedonjaon periaatteille
  • osallistaa intranetin suunnitteluun henkilökuntaa kaikilta sektoreilta
  • että intranet voi epäonnistua ja sen käyttö jäädä vähäiseksi jos sitä ei osata markkinoida sisäisesti ja sen käyttöön kannusteta.
  • että viestintäkulttuurin muutos ei tapahdu itsestään ottamalla työkalun(t) käyttöön
  • että myös intranettia täytyy julkaisun jälkeen aktiivisesti kehittää ja ohjata
  • luottaa asiantuntijaan ja käyttää suuri osa budjetista määrittelyyn ja konseptointiin
  • valita soveltuvin teknologia-alusta tavoitteiden ja tarpeiden mukaan ja käyttää suunnittelussa samaa kumppania kuin toteutuksen yhteydessä

Jos oma intranet ei ole tuottava, kannattaa matka aloittaa ottamalla yhteyttä meihin.

Ota yhteyttä, ehdota tapaamista tai pyydä tarjous.

Ota yhteyttä